РЕГЛАМЕНТ Отдел закупок

Структура отдела снабжения на предприятии

Организация снабжения в компании зависит от многих факторов. Размер компании, объемы закупаемых материалов, производственные функции, количество и расстояние до поставщиков необходимой продукции — все это влияет на структуру и количество сотрудников, занятых в службе снабжения компании.

Крупным строительным компаниям для доставки продукции требуется служба логистики, которая состоит из отделов или групп в ОМТС:

• логистика или транспорт;
• покупка продуктов;
• планировщик;
• складское хранение и учет материалов, производственная база;
• для работы с таможней (если материалы для строительства или их части закупаются у иностранных партнеров).

Перечень знаний

Юридически директор по закупкам должен знать:

• законодательные и нормативные акты, методический материал по логистике предприятия;
• рыночные методы ведения бизнеса;
• перспективы развития предприятия;
• методы и порядок перспективного и текущего планирования материально-технического обеспечения, разработки нормативов производства запасов сырья, материалов и других материальных ресурсов, проведения работ по ресурсосбережению;
• организация логистики и склада;
• порядок заключения договоров с поставщиками и контроля их выполнения, подготовки документации для отпуска материалов в подразделения компании;
• стандарты и спецификации по логистике качества продукции, методы и процедуры их разработки;
• оптовые и розничные цены, различные расходные материалы;
• основная технология, организация производства, труда и управления;
• организация учета снабженческо-складских операций и порядок отчетности о выполнении логистического плана;
• основы трудового права;
• вычислительная техника, телекоммуникации и связь;
• правила и нормы по охране труда и технике безопасности.

Главные ошибки, допускаемые в процессе организации снабжения

снабжение строительной компании необходимыми материалами требует четкой и слаженной работы всех менеджеров отдела закупок. Неправильно поставленные цели, некомпетентность со стороны отдельных сотрудников могут сильно навредить бизнесу:

• досрочная доставка необходимого материала может привести к срыву планового графика работы компании, повлечь за собой штрафные санкции со стороны заказчика;
• некачественная организация снабжения и нечеткая коммуникация между структурными подразделениями могут привести к простою технических ресурсов на складе в ожидании разгрузки, что грозит выплатой штрафа;
• халатное отношение при выборе поставщика может привести к переплате за поставленную продукцию, либо срыву сроков поставки, в результате чего организация несет невосполнимые убытки;
• неправильный учет запасов приводит к отсутствию необходимой продукции на складе и накоплению невостребованных остатков материалов и оборудования.

Контроль работы эффективности отдела снабжения

Отдел снабжения играет важную роль в системе как строительных, так и непрофильных организаций. Порядок в этом подразделении требует постоянного и тщательного контроля и оценки действий сотрудников. Руководство компании в лице генерального и коммерческого директоров должно держать под контролем работу поставщиков, а именно следующие действия:

• Планирование заказа для исключения закупки ненужных материалов и изделий сверх нужд компании.
• Подбор поставщиков продукции для исключения коррупционной составляющей. Список претендентов должен быть согласован с финансовой службой, а назначенная комиссия (при ее наличии) должна выбрать наиболее выгодное коммерческое предложение.
• Замена поставщиков в случае невыполнения ими заключенных договоров.
• закупать материалы на основании закрытых или открытых тендеров, предварительно определив приоритетные направления и потребности компании, а также необходимые сроки поставки материалов и оборудования.

Оптимизация работы ОМТС

В сложных экономических условиях, в которых работает большинство российских компаний, важно принимать взвешенные решения при закупке необходимых товаров, а также оптимизировать работу отдела снабжения:

1. Не занимайтесь долгосрочным планированием (для малого бизнеса), рассчитайте реальные потребности компании на месяц. Постарайтесь оптимизировать свой процесс, чтобы удовлетворить потребности в материалах только для прямых заказов и не тратить деньги на складирование продуктов.
2. Пересмотрите свои отношения с поставщиками. Цены на товары все время меняются, появляются новые компании, готовые сотрудничать на выгодных условиях. Необходимо постоянно следить за ситуацией на рынке, искать более выгодные предложения. В основном строит партнерские отношения.
3. Не стесняйтесь разрывать контракты с недобросовестными партнерами, которые нарушают условия контрактов и сроки поставки. Их место может занять кто-то более достойный и ответственный.

С поставщиками необходимо договариваться, требовать скидок и послаблений при оплате. Как правило, опасаясь потерять клиента, они значительно снижают цены на свой товар. Необходимо постараться согласовать с продавцом удобную для вас схему оплаты при оплате доставленного материала.

4. Наведите порядок на складе. Регулярно проводить полную инвентаризацию запасов продукции для выявления устаревших и невостребованных материалов. Постарайтесь задействовать излишки по назначению или продать через отдел продаж, освободив склад от всего лишнего.

Все, что не удалось реализовать, должно быть адаптировано к потребностям компании или запланировано на будущее, возможно, в рамках долгосрочных обязательств.

5. В работе инженера ОМТС (часто его называют поставщиком в строительстве) часто встречаются предложения о личном сотрудничестве на взаимовыгодных условиях. Неподконтрольный сотрудник ОМТС часто решает заключить договор на поставку материалов и оборудования по завышенной или невыгодной стоимости, а взамен получает неплохой «откат» в виде хорошей суммы денег. Соблазн очень велик. Поэтому необходимо работать с кадрами. Сотрудник, уличенный в получении «откатов» от поставщиков, в лучшем случае подлежит лишению премии, в худшем — увольнению.

В целях согласования действий различных служб и личной заинтересованности каждого руководителя в поиске эффективных методов учета и мониторинга рынка необходимой продукции предусмотрены мотивационные программы и поощрения, которые должны быть прозрачными и продуманными.

Мотивационные программы и поощрения – одно из важнейших решений для эффективной работы команды ОМТС.

Обязанности

Согласно ECTS, должностная инструкция специалиста по закупкам включает следующие сферы ответственности.

1. Постоянное сравнение цен на рынке для выявления оптимального варианта товара по соотношению цена-качество.
2. Подготовить план закупки материального сырья, в том числе запасных частей, исходя из норм и обоснованных расчетов.
3. Участие в подготовке проектов и планов по оснащению компании необходимыми материалами. Специалист также готовит обоснованные расчеты по этим проектам.
4. Согласование с поставщиками всех данных и свойств по заказанному товару.
5. Разработка и внедрение нормативов на материально-технические ресурсы, контроль за использованием этих ресурсов.
6. Приобретение необходимого материала для каждого отдела компании или организации в целом.
7. Подготавливать необходимую документацию (отчеты, действия, официальные документы) для сотрудничества с поставщиками.
8. Продление или заключение тендеров или договоров с поставщиками на необходимые материально-технические ресурсы.
9. Реализация выделенных средств на приобретение необходимого материала.
10. Доставка необходимых ресурсов и их проверка согласно договору.
11. Участие в ревизии материально-технического оснащения и учета излишков продукции с последующим составлением плана реализации данной продукции и корректировкой заказов на определенный период.

Как видно из должностной инструкции, ответственность поставщика большая и ответственная. Поэтому к нему предъявляются особые требования в плане профессиональных знаний и умений.

Организационная структура информационных потоков ОМТС в крупной компании (пример)

1.  Образцы и заявки на материалы и оборудование.
2. Составлены спецификации материалов и оборудования.
3. Документация на строительное и лабораторное оборудование для его приобретения.
4. Информация о прекращении использования устаревшей продукции и рекомендации по покупке новых расходных материалов и комплектующих.
5. годовой и суточно-месячный производственные планы.
6. Сметные расчеты отдела снабжения.
7. Общий отчет о деятельности ОМТС.
8. Результаты трудового контроля материалов и оборудования.
9. Акты браковки материалов и оборудования по результатам проверки.
10. Паспорта, сертификаты, ревизии и другие документы для входного контроля.
11. Документы и требования по заключенным договорам.
12. Условия (стоимость, сроки, форс-мажор) доставки должны быть включены в договор.
13. Документы для арбитражного суда.
14. Расчетные (счета и накладные) документы за выполненные транспортные услуги.
15. Заявки на услуги транспортных компаний.
16. Персонал, заработная плата.
17. Положение о бонусных и мотивационных программах для сотрудников отдела снабжения.
18. Расчеты и заявки на запчасти для ремонтных работ.
19. Заявки на покупку и выдачу материалов для ремонта гаражей.
20. Отчет о привлечении материалов и деталей для ремонта.
21. Согласование использования материалов и оборудования, отклоняющихся от проекта (рабочая документация, техническое задание).
22. Согласование стоимости материалов и оборудования, поставляемых подрядчиком.
23. Отвечать на запросы о согласовании использования и затрат на материалы и оборудование.
24. Информация о движении и расходе материалов.
25. Складские данные по товарам на складе.
26. Отчетность документов об оплате услуг, оказанных в отдел снабжения другими организациями.
27. Необходимые нормативы запасов расходных материалов и денежных средств на производственных складах.
28. Смета производственных и хозяйственных расходов.
29. Учет поставщиков материалов и оборудования.
30. Документы по взысканию штрафов с поставщиков за неисполнение договорных обязательств.
31. Отчетные документы материально ответственным лицам.
32. Нормы привлечения расходных материалов на месяц.
33. Нормативные документы на расход материалов.
34. Документы и приказы об изменении норм расхода материалов.
35. Отчеты о смешивании материалов, амортизации материалов и оборудования по форме М-29.
36. Заявки, сроки, графики сдачи необходимого материала.

    Читайте также: Как отключить все платные услуги на МТС Беларусь?

Должности отдела материально-технического снабжения

Начальник ОМТС

Структуру возглавляет начальник отдела снабжения. Как правило, это инженер с профильным высшим образованием. Документами, регламентирующими деятельность, являются устав компании, нормативные правовые акты, положения об отделе логистики, должностные инструкции и приказы вышестоящих органов.

Для эффективной слаженной работы в службе снабжения руководитель отдела должен обладать определенными навыками:

• знать и уметь пользоваться нормативными документами по своему подразделению;
• планировать привлечение материалов, следить за правильным расходом и амортизацией на этапе строительства;
• должен уметь правильно организовать подачу, хранение, учет и выдачу материальных ресурсов;
• ориентироваться в рыночных ценах на строительные материалы и необходимое оборудование;
• донести до своих подчиненных основы охраны труда и пожарной безопасности.

Обязанности начальника отдела МТС, должностная инструкция

Управление материально-техническим снабжением компании невозможно без соблюдения регламента и знания должностных обязанностей. Руководитель отдела снабжения обязан использовать комплексный подход для эффективного решения задач:

• должен уметь сотрудничать с поставщиками, находить новые источники поставок по более выгодным ценам и товары лучшего качества;
• рационально распределять ресурсы между подразделениями компании, исходя из разработанного логистического плана;
• знать механизм учета запасов, анализировать остатки, планировать закупку необходимых объемов необходимых материалов;
• осуществлять связь и взаимодействие между подразделениями своего ведомства, отвечающими за техническое снабжение предприятия;
• поиск путей удовлетворения производственных потребностей за счет имеющихся возможностей;
• грамотно выстроить логистику доставки строек, использовать новые технологии для функциональной работы своего отдела;
• тщательно проверять всю документацию, связанную с вашим отделом, включая претензии к поставщикам продукции и деловым партнерам, не выполняющим свои обязательства;
• своевременно предоставлять отчеты по установленной форме о проделанной работе, повышать эффективность работы отдела закупок и снабжения;
• ставить задачи своим подчиненным.

Подразделения, входящие в службу снабжения

В крупной строительной компании ответственность отдела закупок делится на три основных направления:

1. Группы материалов. Они отвечают за разные виды и направления поставок, разделенные на товарные категории со своими спецификациями. Так, одна группа может отвечать за поставку строительных материалов, а другая — за наличие машин, оборудования и их оснащения.

Во многих компаниях строительной отрасли отдел логистики и складской отдел объединены с материальными группами, в крупных компаниях эти отделы являются самостоятельными подразделениями в структуре снабжения компании.

2. Отдел технического контроля. Эта структура отвечает за контроль качества закупаемых материалов и другой продукции, а также соответствие закупаемых материалов и оборудования проектной или рабочей документации. Работа группы регулируется нормами компании и принятыми стандартами.

В рамках ОТК должен работать квалифицированный юрист, который следит за всеми этапами работы ОМТС, например, заключение договоров поставки, сопровождение претензий к недобросовестным поставщикам и партнерам строительной компании.

3. Планово-финансовый отдел или агентство по нормированию. В задачи отдела входит нормирование и контроль за использованием денежных средств. Кроме того, подразделение отвечает за бухгалтерский учет, финансовую отчетность и планирование. В его состав входят бухгалтеры и экономисты, знакомые со спецификациями компании.

Режим работы

Головной офис оператора работает ежедневно, кроме воскресенья. При необходимости вы сможете оказать квалифицированную помощь, если позвоните в службу технической поддержки. Сам центральный офис работает по следующему принципу работы:

• С понедельника по пятницу — с 09:00 до 18:00.
• Суббота — с 09.00 до 16.00.

В течение этого времени вы можете обратиться в офис за помощью. Помните, что каждый день у специалистов перерыв на обед с 13.00 до 14.00. В отделении всегда дежурят операторы, которые помогут справиться с внештатными ситуациями.

Но лучше подать заявку на полный рабочий день, когда на рабочем месте будут специалисты всех отделов. Если вам необходимо уточнить детали, вам придется дождаться окончания обеденного перерыва.

Обязанности и функции отдела снабжения

В небольшой компании функцию доставки товаров и необходимых материалов может выполнять небольшое количество сотрудников. Совсем другое дело крупные строительные компании, особенно те, у которых есть подряды на строительство объектов для конкретных отраслей, например для нефтегазовой отрасли.

Функции при строительстве объектов в условиях севера требуют использования многих материальных ресурсов, а значит, постоянного мониторинга рынка поставщиков. В этом случае без специальной службы снабжения, или управления, не обойтись.

Ответственность отдела снабжения в этом случае можно разделить на три приоритетных направления:

Организация снабжения предприятия:

• анализ информации о необходимости приобретения различных материалов, машин, оборудования и комплектующих;
• заключение договоров с поставщиками продукции;
• своевременная закупка и поставка всех необходимых структурных подразделений компании;
• организация складов и других мест хранения.

Планирование:

• изучение рынков сбыта необходимой продукции;
• понимать текущие и перспективные потребности компании в материалах для обеспечения бесперебойной работы других структурных подразделений;
• оптимизация складских запасов, для предотвращения дефицита или затоваривания отдельных видов продукции;
• прогнозировать потребности компании в будущем.

Контроль:

• условия поставки продукции и оборудования;
• за качество поставляемой продукции;
• инвентарь;
• своевременное предъявление претензий к поставщикам, в случае несвоевременной поставки и некачественных материалов.

Функции отдела комплектации сводятся к:

• мониторинг рынка материалов и услуг;
• заключение и контроль договоров на поставку технической продукции;
• разработка стандартов оптимального использования сопутствующих товаров;
• заменять по возможности дорогие материалы более дешевыми аналогами, не нарушая производственный процесс;
• оптимизация логистической системы.

Функционал

В должностные обязанности менеджера по логистике входят следующие должности:

• организует снабжение предприятия всеми материальными ресурсами необходимого качества, необходимыми для производственной деятельности, и их рациональное использование в целях снижения себестоимости продукции и получения максимальной прибыли;
• руководит разработкой проектов с перспективными и текущими планами и балансами по материально-техническому обеспечению производственной программы, ремонтно-эксплуатационными потребностями предприятия и его подразделений, а также созданием необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсы (сырье, материалы, полуфабрикаты, оборудование, комплектующие, топливо, энергия и др.) с использованием прогрессивных норм расхода;
• ищет источники удовлетворения этой потребности за счет внутренних ресурсов;
• обеспечивает подготовку заключения договоров с поставщиками, согласование сроков и условий поставки, изучает возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных хозяйственных отношений на поставку материально-технических ресурсов;
• организует изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов по предложениям мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок для выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в оптовой торговле, а также закупки материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи;
• обеспечивает поставку материальных ресурсов в соответствии со сроками, предусмотренными договорами, контроль их количества, качества и комплектности и хранение на складах предприятия;
• готовит претензии к поставщикам в случае нарушения ими договорных обязательств, контролирует подготовку расчетов по этим претензиям, согласовывает с поставщиками изменения условий заключенных договоров;
• руководит разработкой предприятиями нормативов материально-технического обеспечения качества продукции, финансово обоснованных нормативов производства (запаса) запасов материальных ресурсов;
• обеспечивает контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих, оперативное регулирование производственных запасов на предприятии, соблюдение лимитов отпуска материальных ресурсов и их расходования в подразделениях предприятия по целевому назначению;
• руководит разработкой и реализацией мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля расходов, использованию местных ресурсов, выявлению и реализации избыточного сырья , материалы, оборудование и другие виды материальных ресурсов;
• организует работу на складе, принимает меры по соблюдению необходимых условий хранения;
• обеспечивает высокий уровень механизации и автоматизации транспортно-складских операций, использование компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда;
• организует учет движения материальных ресурсов на складах предприятия, участвует в инвентаризации материальных ценностей;
• обеспечивает подготовку установленной отчетности о выполнении плана по логистике компании;
• руководит сотрудниками отдела.

Знания и навыки

Должностная инструкция также определяет, что должен уметь делать специалист по закупкам. Этот список содержит следующие пункты.

• Знание нормативно-правовой документации непосредственно по поставкам.
• Надлежащее знание подготовки планов поставок и запасов.
• Знания и навыки оформления документации (заявлений, исков, договоров с поставщиками и писем-заказов, в случае брака).
• Знание стандартов, характеристик и ценовой категории ресурсов.
• Знание трудового законодательства, правил охраны труда и пожарной безопасности.
• Некоторым крупным импортным компаниям требуется знание иностранного языка и принципов таможенного оформления товара.
• Кроме того, специалист должен владеть компьютерными программами не только стандартными, но и специальными (учетные и транспортные документы).

Также стоит отметить, что такой специалист одним из первых выходит на связь с поставщиками. Поэтому он должен уметь вести выгодные для компании переговоры и поддерживать отношения с поставщиками.